การวางแผนทรัพยากรองค์กร คือ ระบบที่ควบคุมการจัดการทรัพยากรภายในบริษัท มีลักษณะการรวมกันของกระบวนการทางธุรกิจที่เชื่อมโยงกันอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่ระบบจัดซื้อการวางแผนการผลิตระบบต้นทุนระบบบัญชีการจัดการสินค้าคงคลัง การขายและการจัดจำหน่ายไปจนถึงการบริหารสินทรัพย์และการจัดการบุคลากร
ข้อมูลเนื้อหาในหัวข้อนี้
ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (Components of ERP System)
ระบบการวางแผนทรัพยากรขององค์กรคือการเชื่อมโยงระหว่างแผน และกระบวนการทำงานทั้งองค์กรเข้าด้วยกัน เพื่อส่งเสริมกระบวนการทางธุรกิจขององค์กร ระบบการวางแผนทรัพยากรสามารถแบ่งได้เป็น 3 กลุ่ม ที่สำคัญ ดังนี้
1. การเงิน (Financials)
การเงิน เรียกว่าการทำบัญชี สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการบันทึกสรุปการจัดหมวดหมู่ การรายงานและการวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินของธุรกิจกระบวนการต่าง ๆ เหล่านี้เกิดขึ้นมาหลายทศวรรษแล้ว อย่างไรก็ตามระบบการทำบัญชีแบบเดิมไม่สามารถรองรับและสนับสนุนการดำเนินธุรกิจในปัจจุบันได้อย่างเต็มที่ เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีสารสนเทศ และโครงสร้างองค์กร พันธมิตรทางธุรกิจผู้ผลิต และซัพพลายเออร์ยังมีความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป
หน้าที่ด้านบัญชีในระบบการวางแผนทรัพยากรประกอบถูกออกแบบขึ้นเพื่อแก้ปัญหาเฉพาะด้าน ดังนี้
- บัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable)
ระบบเกี่ยวกับการควบคุมเจ้าหนี้ รายการสั่งซื้อสินค้า หนี้เกี่ยวกับค่าใช่จ่าย และการชำระหนี้ค่าสินค้าต่อผู้จัดหาสินค้า หรือผู้ขายการผลิต (Supplier) จะมีการบันทึกไว้ในบัญชีเจ้าหนี้
- บัญชีลูกหนี้ (Account Receivable)
ระบบการจัดการลูกหนี้ ยอดหนี้ของลูกค้าจะถูกบันทึกพร้อมกับการจัดทำเอกสารใบแจ้งยอด เพื่อรวบรวมการชำระเงินจากลูกค้า หรือรวบรวมการชำระเงินจากลูกหนี้ รวมทั้งระบบควบคุมลูกหนี้ด้วย
- การวางบิล (Billing) และการแจ้งหนี้ (Invoicing)
การจัดเตรียมเอกสารทางการค้าที่ผู้ขายหรือผู้ซื้อสามารถออกได้ ซึ่งเอกสารดังกล่าวมีข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าที่ขายหรือซื้อเอาไว้ ซึ่งเป็นข้อมูลรายละเอียดทางการเงินที่ระบุตัวเลขยอดค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระไว้อย่างละเอียด ถูกต้อง และชัดเจน
บัญชีแยกประเภททั่วไป (General ledger)
บัญชีแยกประเภททั่วไป คือ มีการรวบรวมข้อมูลทางบัญชีอื่นๆ เพื่อจัดทำงบดุล และเอกสารทางการเงินอื่นๆ โดยแยกการจัดการข้อมูลของแต่ละบัญชีและเอกสารไว้อย่างเป็นสัดส่วน
2. การผลิตและระบบโลจิสติกส์ (Manufacturing and Logistics)
การผลิต และระบบโลจิสติกส์ ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการหมุนเวียนวัสดุผลิตภัณฑ์กึ่งสำเร็จรูป (Semi Finished Product) และผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป (Finished Product) รวมถึงระบบโลจิสติกส์ เป็นหนึ่งในกระบวนการที่ขับเคลื่อนกิจกรรมในห่วงโซ่อุปทาน (ห่วงโซ่อุปทาน) ตั้งแต่การซื้อวัตถุดิบไปจนถึงการผลิตและจากการผลิตไปจนถึงการขาย และกิจกรรมอื่นๆ ไม่ว่าจะเป็นการซื้อวัตถุดิบการขนส่งสินค้าการจัดการคลังสินค้าการจัดการการวางแผนและการขายล้วนเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมการขนส่งสินค้า วัตถุประสงค์ประการหนึ่งของการจัดการการขนส่งสินค้าคือการลดต้นทุนในปัจจัยทางธุรกิจ
การขนส่งสินค้าแบ่งออกได้เป็น 3 ประเภท คือ
- การวางแผนการผลิต (Production Planning)
แนวโน้มของการวางแผนการผลิตมุ่งไปที่แนวคิดลูกค้าเป็นศูนย์กลาง เหมือนกับการขายและการกระจายสินค้า ดังนั้น การวางแผนการผลิตจึงต้องมีความยืดหยุ่น บริษัทต้องพร้อมที่จะปรับตัวและเปลี่ยนแปลงเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า กระบวนการผลิตที่มีการพัฒนาให้ใช้เวลาผลิตน้อยลงจะช่วยให้ลูกค้าเกิดความพึงพอใจได้เป็นอย่างดี
- กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างสินค้า (Procurement)
ระบบการประเมินและการจัดการผู้สรรหาช่วยให้องค์กรสามารถซื้อผลิตภัณฑ์ในราคาต่ำสุดและคุณภาพดีที่สุด ซัพพลายเออร์ยื่นข้อเสนอให้บริษัท พร้อมใบเสนอราคา บริษัทจะคัดเลือกซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมที่สุดจากใบเสนอราคาทั้งหมด ระบบนี้ยังช่วยให้พนักงานมีอำนาจในการซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบ ส่งผลให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น
- การขายและการจัดจำหน่าย (Sale and Distribution)
เนื่องจากรูปแบบการทำงานของฝ่ายขายเปลี่ยนไป ส่งผลให้มีความต้องการระบบการขายและการจัดจำหน่าย บริษัทจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงโดยให้ความสำคัญกับลูกค้าเพื่อให้ได้เปรียบในการแข่งขัน เมื่อบริษัทมุ่งเน้นไปที่ลูกค้าระบบการขายและการจัดจำหน่ายมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ โดยสรุปแล้วฟังก์ชันในระบบการขายและการจัดจำหน่ายจะช่วยส่งเสริมกิจกรรมการขายต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นใบเสนอราคาใบสั่งตรวจสอบเครดิตการขนส่งสินค้าบิลสัญญาขาย
3. ทรัพยากรบุคคล (Human Resource)
Human Resource System มีความหมายที่ใกล้เคียงกับระบบบัญชี และโลจิสติกส์ (Logistics) คือ การใช้ทรัพยากรบุคคลในบริษัทให้เกิดประโยชน์สูงสุดและมีประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลจะช่วยพัฒนาศักยภาพของบุคลากรในองค์กร เพื่อให้สามารถนำความสามารถที่มีอยู่มาใช้เกิดประโยชน์เป็นอย่างดี จัดการให้แต่ละบุคคลได้เข้าทำงานในตำแหน่งที่เหมาะสมกับทักษะของตน ส่งผลให้องค์กรเติบโตก้าวหน้าได้อย่างมั่นคง